Jak długo przechowywać dokumenty podatkowe PIT 2026 – ile lat trzymać zeznania podatkowe?

Z tego względu pytania takie jak:

• jak długo przechowywać PIT-y,
• ile lat trzymać zeznania podatkowe,
• jak długo przechowywać dokumenty skarbowe,
• czy kiedy można zniszczyć PIT,

mają fundamentalne znaczenie praktyczne.

W praktyce przepis ten pełni funkcję granicy czasowej, w której urząd skarbowy może:

• określić wysokość zobowiązania podatkowego,
• zakwestionować dane wykazane w PIT,
• domagać się zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami.

Do momentu przedawnienia podatnik musi być w stanie wykazać, że jego rozliczenie było prawidłowe. Oznacza to, że przechowywanie PIT-ów oraz dokumentów źródłowych nie jest fakultatywne, lecz wynika bezpośrednio z konstrukcji systemu podatkowego. W konsekwencji odpowiedź na pytanie jak długo przechowywać rozliczenia PIT jest jednoznaczna: do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dla zdecydowanej większości podatników termin zapłaty podatku dochodowego przypada na 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Dopiero z końcem tego roku rozpoczyna się bieg pięcioletniego terminu przedawnienia. W praktyce oznacza to, że dokumenty należy przechowywać znacznie dłużej, niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka.

Takie podejście ma istotne znaczenie praktyczne, ponieważ:

• skraca lub wydłuża realny czas przechowywania dokumentów,
• determinuje moment, w którym można legalnie zniszczyć PIT,
• wpływa na ocenę ryzyka podatkowego.

Ma to istotne znaczenie dla podatników, którzy w różnych latach składali różne rodzaje deklaracji. Bez względu na to, czy rozliczenie dotyczyło:

• dochodów z pracy,
• działalności gospodarczej,
• kapitałów pieniężnych,
• najmu prywatnego,

obowiązek przechowywania dokumentów jest zawsze taki sam i wynosi co najmniej 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Podatnik powinien archiwizować wszelkie dokumenty, które:

• wpływały na wysokość dochodu,
• miały znaczenie dla zastosowania ulg lub zwolnień,
• potwierdzają zapłatę podatku lub pobranie zaliczek.

Brak tych dokumentów w praktyce pozbawia podatnika możliwości skutecznej obrony przed zarzutami organu podatkowego.

Dokumenty przechowywane w formie cyfrowej powinny:

• wiernie odzwierciedlać treść oryginału,
• być zabezpieczone przed utratą,
• umożliwiać szybkie udostępnienie w razie kontroli.

W przypadku sporu z urzędem skarbowym to podatnik musi wykazać autentyczność i kompletność dokumentów, niezależnie od formy ich przechowywania.

Oznacza to, że po tej dacie podatnik może bezpiecznie zniszczyć:

• wszystkie zeznania PIT za 2020 rok,
• dokumenty źródłowe związane z tym rozliczeniem,
• potwierdzenia zapłaty podatku lub otrzymania zwrotu.

Należy jednak zachować szczególną ostrożność w sytuacjach, w których:

• toczy się kontrola podatkowa,
• zostało wszczęte postępowanie podatkowe,
• bieg przedawnienia został zawieszony lub przerwany.

W takich przypadkach obowiązek przechowywania dokumentów ulega odpowiedniemu wydłużeniu.

Zniszczenie dokumentów powinno być:

• trwałe, czyli uniemożliwiające odtworzenie treści,
• nieodwracalne, bez możliwości rekonstrukcji danych,
• bezpieczne, z punktu widzenia ochrony danych osobowych.

W praktyce oznacza to konieczność stosowania niszczarek o odpowiednim stopniu bezpieczeństwa lub korzystania z profesjonalnych usług niszczenia dokumentacji. W przypadku przedsiębiorców szczególne znaczenie ma również niszczenie dokumentacji pracowniczej, które musi odbywać się zgodnie z RODO oraz przepisami prawa pracy.

Prawidłowe niszczenie PIT-ów zamyka cykl życia dokumentów podatkowych i stanowi istotny element odpowiedzialnego zarządzania dokumentacją oraz minimalizowania ryzyka prawnego.