Jak przygotować dokumenty do niszczenia?

Właściwe przechowywanie dokumentów to obowiązek każdego – nie tylko firm, ale również osób prywatnych. Ewentualny wyciek danych osobowych obciążony jest wysokimi karami, wiąże się również z częstymi kontrolami, które mogą zaważyć nie tylko na przepływie pracy, ale przede wszystkim – na wizerunku. Ale czy wiesz, że również dokumenty, które oddajesz do zniszczenia, także należy we właściwy sposób przygotować?

Myśląc o właściwym przechowywaniu dokumentów skupiamy się przede wszystkim na tych, których wciąż potrzebujemy. Tymczasem ważne jest także odpowiednie przygotowanie dokumentów do niszczenia, tak aby podczas procesu nie doszło do wycieku danych. Jak to zrobić?

Jakie dokumenty przekazać do niszczenia?

Profesjonalne niszczenie dokumentów w Warszawie, to usługa dzięki której będziesz mieć pewność, że dokumenty, które uległy przedawnieniu zniszczysz bez obaw o wyciek danych wrażliwych, zgodnie z przepisami RODO. Większość firm z dobrą renomą dostarczy ci odpowiednie pojemniki, w których składować będziesz dokumenty przeznaczone do zniszczenia.

Do zniszczenia powinieneś oddać dokumenty takie, jak:

• korespondencja – mogę znaleźć się w niej dane wrażliwe zarówno dla twojej firmy, jak i kontrahenta;
• umowy pracownicze;
• dokumenty księgowe;
• dokumenty kadrowe;
• rozliczenia podatkowe;
• rozliczenia ZUS;
• dokumentacja medyczna;
• strategie i prezentacje firmowe.

Jak przechowywać dokumenty do zniszczenia?

Dokumenty, które przeznaczone są do zniszczenia również posiadają dane wrażliwe – to główny powód, dla którego poddaje się je profesjonalnej utylizacji. Podpisując umowę z firmą świadczącą usługi niszczenia dokumentów otrzymasz specjalne instrukcje, jak we właściwy sposób przechować takie dokumenty do czasu odbioru.

W wielu przypadkach otrzymasz również specjalne kosze lub kartony, dzięki czemu informacje na dokumentach nie będą widoczne, a tym samym nawet pracownik firmy, która zabiera te dokumenty nie będzie miał możliwości ich zobaczenia.

Wiele firm przed profesjonalnym niszczeniem dokumentów decyduje się na ich zniszczenie w niszczarce – to dobre rozwiązanie, ale w takim wypadku również niezbędne jest wrzucenie ścinków do odpowiedniego pojemnika, który poddany zostanie utylizacji.

Czy odebrane dokumenty do niszczenia są bezpieczne?

Podczas odbioru dokumentów do utylizacja pojemniki są pieczętowane i odpieczętowywane dopiero w trakcie niszczenia. W większości przypadków dokumenty poddawane są recyklingowi lub spaleniu, dzięki czemu nie ma możliwości ich odtworzenia, a dane firmy i osób trzecich są w pełni bezpieczne.

Co ważne, profesjonalne firmy zajmujące się utylizacją dokumentów podlegają specjalnym kontrolom, a dodatkowo działają zgodnie z przepisami. Przejmując dokumentację od ciebie w przypadku jej wycieku przejmują na siebie pełną odpowiedzialność, a zatem nie grozi ci kryzys wizerunkowy czy utrata zaufania klientów i kontrahentów.

Profesjonalne niszczenie dokumentów to usługa, z której warto korzystać, aby działać nie tylko zgodnie z prawem, ale również czuć się pewnie – utrata danych osobowych i wielki kryzys wizerunkowy związany z wyciekiem danych jest niemal zerowy!