Niszczenie dokumentacji to nie tylko wygoda, ale przede wszystkim prawny obowiązek. Utylizacja dokumentów podlega ścisłym przepisom prawa, ważne jest aby po ich zniszczeniu nie można jej było odtworzyć. Pozostaje pytanie, które dokumenty i kiedy można niszczyć.
Z biegiem lat dokumentacji, jaką posiadamy przybywa. Jest ona niezbędna w przypadku kontroli urzędowej – posiadając ją możemy udowodnić, że w danym okresie opłaciliśmy między innymi podatek czy składki emerytalne. Prowadząc biznes, ale również i będąc pracownikiem, warto wiedzieć, że niektóre z dokumentów mają ważność jedynie 3 lata, podczas gdy inne – aż 50 lat.
Większość korespondencji możemy zutylizować po 3 latach od jej prowadzenia, jeśli nie dotyczy ona podatków lub opłat dla ZUS. Dokumenty podatkowe mają ważność 5 lat od zakończenia roku podatkowego – pamiętajmy, że koniec roku podatkowego zależy od tego, jaki rodzaj działalności prowadzimy, a zatem jeśli rozliczamy się w marcu, rok podatkowy kończy się dla nas właśnie w tym terminie.
Również dokumentacja ZUS ma ważność jedynie 5 lat. Tu sprawa jest nieco łatwiejsza, bowiem 5 lat liczy się od każdego miesiąca, a zatem dokumentację możemy niszczyć na bieżąco.
Nieco większe utrudnienie mamy w przypadku umów o pracę. Umowy, które zawarliśmy z pracownikami w roku 2019 musimy przechowywać jedynie 10 lat od zakończenia współpracy, jednakże te zawarte przed rokiem 2019 pracodawca ma obowiązek przechowywać 50 lat od zakończenia współpracy.
W przypadku dokumentów podatkowych, w 2023 roku można zniszczyć wszystkie dokumenty z roku podatkowego 2018. Dokumenty, które dotyczą roku podatkowego 2019 będzie można zniszczyć dopiero w 2024 roku po zakończeniu roku podatkowego.
Do końca 2023 roku możemy również zniszczyć dokumentację ZUS za rok 2018 – pamiętajmy, że tu dokumentację możemy niszczyć na bieżąco, co miesiąc po upływie 5 lat.
W przypadku umów pracowniczych, nie możemy zniszczyć żadnej umowy zawartej po 2019 roku, natomiast w przypadku starego systemu, w 2023 roku można poddać zniszczeniu dokumentację pracowniczą pod warunkiem, że umowa została rozwiązana w 1973 roku.
Zgodnie z nowymi rozporządzeniami i przepisami RODO niszczenie dokumentów powinno być skuteczne. Co to oznacza? To bardzo proste – ich odtworzenie nie może być możliwe. Korzystając z firmowych niszczarek niestety nie jesteśmy w stanie w pełni zniszczyć dokumentacji – mimo, że jej odtworzenie jest żmudne, nadal jest możliwe.
Profesjonalne niszczenie dokumentów w Warszawie to usługa, która pozwala na pełne zniszczenie dokumentacji bez jej odtworzenia. W przypadku nieprawidłowej utylizacji lub w przypadku wycieku danych, odpowiedzialność za to ponosi firma specjalizująca się w niszczeniu dokumentów, a nie firma lub osoba zamawiająca.
Usługa ta jest odpowiedzią na profesjonalne niszczenie dokumentów, a także na surowe przepisy prawa, dlatego zamiast niszczyć dokumentację samodzielnie, warto skorzystać z usług dedykowanej firmy.
