Kiedy można niszczyć dokumenty księgowe? Ile to kosztuje?

Pomimo tego, że część dokumentów w firmach jest już zdigitalizowana, nadal sporą część archiwów zajmują papiery. To problematyczne zwłaszcza, gdy zaplecze jest nieduże, a stos dokumentów stale rośnie. Pojawiają się wtedy pytania, kiedy można niszczyć dokumenty księgowe oraz ile kosztuje niszczenie dokumentów. 

Nikt nie chce zapełniać biura niepotrzebnymi stertami papieru, ale jednocześnie nieznajomość przepisów może sprawić, że usuniemy je w sposób niezgodny z prawem, narażając się na przykre konsekwencje. Tu rozsądne wydaje się znalezienie firmy, która zrobi to za Ciebie w sposób kompleksowy, legalny oraz profesjonalny. 

Kiedy można niszczyć dokumenty księgowe?

Zanim podejmiemy decyzję o zniszczeniu jakichkolwiek dokumentów księgowych, musimy mieć pewność, że jest to zgodne z przepisami prawa. W Polsce regulacje w tym zakresie odnoszą się do okresu przechowywania dokumentów.

Zgodnie z przepisami Kodeksu handlowego, większość dokumentów księgowych musi być przechowywana przez okres 5 lat od końca roku obrotowego, w którym zostały sporządzone. Istnieją jednak pewne wyjątki – na przykład umowy czy faktury powinny być przechowywane przez okres 10 lat, jeżeli są one podstawą do ustalania obowiązków podatkowych. Z kolei tylko 3 lata przechowuje się księgi i dokumenty podatkowe, jeśli doszło do zawieszenia. Wyjątkowo długo, bo nawet 50 lat trzeba przechowywać dokumenty pracownicze (od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika).

Dokumenty księgowe, które przekroczyły wymagany okres przechowywania, można niszczyć. Jednak ważne jest, by przed podjęciem takiej decyzji dokładnie sprawdzić, które dokumenty są już niepotrzebne oraz upewnić się, że nie są one przedmiotem jakichkolwiek postępowań sądowych lub kontrolnych. Jeżeli już na tym etapie masz jakiekolwiek wątpliwości, skonsultuj się ze specjalistami zanim podejmiesz nieodwracalne kroki.

Ile kosztuje niszczenie dokumentów?

Cena niszczenia dokumentów księgowych zależy od wielu czynników i oczywiście jest wyceniana indywidualnie. Standardowo firmy, które się w tym specjalizują biorą pod uwagę:

• ilość dokumentów – większość firm oferujących usługę niszczenia dokumentów księgowych pobiera opłatę w zależności od wagi lub ilości dokumentów. Można spodziewać się, że im więcej dokumentów do zniszczenia, tym niższa cena za kilogram lub sztukę,
• sposób niszczenia – istnieją różne metody niszczenia dokumentów, od tradycyjnych niszczarek do bardziej zaawansowanych metod, takich jak niszczenie termiczne. Cena będzie zależała od wybranej metody,
• usługi dodatkowe – niektóre firmy oferują dodatkowe usługi, takie jak transport dokumentów, niszczenie dysków twardych czy też wystawianie certyfikatu zniszczenia. Każda z tych usług ma swoją cenę.

Jeśli zastanawiasz się, ile kosztuje niszczenie dokumentów, najlepiej skontaktuj się z wybraną firmą i poproś o cennik. Niektóre niszczenie dokumentów księgowych wyceniają od kilograma inne mają własne wewnętrzne regulacje. U nas możesz liczyć na przejrzyste stawki i warunki współpracy, co pozwoli Ci oszacować wydatki już na wstępie. Nasza firma zajmuje się profesjonalnym niszczeniem dokumentacji w Warszawie i okolicach takich jak m.in. Piaseczno.

Dlaczego warto korzystać z profesjonalnych usług niszczenia?

Choć zakup własnej niszczarki do biura może wydawać się kuszący, korzystanie z profesjonalnych usług niszczenia ma wiele zalet. Po pierwsze, zapewnia to pełną dyskrecję i pewność, że dokumenty zostaną zniszczone zgodnie z normami bezpieczeństwa oraz przyjętymi protokołem. Po drugie, nie musisz martwić się o logistykę i przechowywaniem dokumentów do momentu ich zniszczenia ani tym, które z dokumentów faktycznie mogą już podlec utylizacji. Wartością dodaną jest czas – zamiast tracić go w archiwum, koncentrujesz się na swojej pracy zarobkowej.