Dobrze i skutecznie zniszczyć jeden dokument – to nie problem! Podarcie kartki na drobne kawałeczki to jeden ze sposobów, z którego korzystamy w domu. Co jednak zrobić, gdy dokumenty, które chcemy poddać zniszczeniu to pełen karton, a w zasięgu wzroku nie mamy nawet niszczarki?

Niszczarki dokumentów to popularne urządzenia, dzięki którym dość szybko i prosto pozbędziemy się nadwyżki dokumentów. Choć nie jest to rozwiązanie skuteczne w 100%, zdecydowanie jest wsparciem w działaniu zgodnie z przepisami RODO. Jednak z dużą ilością dokumentów problem będzie mieć nawet najlepszy sprzęt – co zatem zrobić, aby zniszczyć raz, a skutecznie dużą ilość dokumentów?

Profesjonalna utylizacja dokumentów

Czy wiesz, że aby skorzystać z usług profesjonalnego niszczenia dokumentów nie musisz wcale prowadzić działalności gospodarczej? Ta usługa skierowana jest także do osób fizycznych – wystarczy zamówić odbiór lub samodzielnie przywieźć dokumenty, które zostaną poddane pełnej utylizacji, a dane,  jakie się na nich znajdują nie będą możliwe do odtworzenia.

Profesjonalne niszczenie dokumentów w Warszawie, to usługa skierowana do wszystkich – to łatwy i szybki sposób na to, aby pozbyć się niechcianej i dużej ilości dokumentów za jednym razem. 

Czy zamawiając usługę niszczenia dokumentów mogę przekazać dużą ilość na raz?

Zniszczyć możesz zarówno jeden dokument, jak i milion – profesjonalna usługa niszczenia dokumentów skierowana jest do każdego, aby zgodnie z przepisami nie narazić ani siebie, ani innych na wyciek danych wrażliwych, do których zalicza się między innymi imię i nazwisko, adres jak i numer telefonu.

W przypadku pojedynczych dokumentów na ogół radzimy sobie samodzielnie – istnieje wiele domowych sposobów na to, aby poddać dokument pełnej utylizacji – podarcie i zalanie wodą, zmielenie czy po prostu spalenie. Problem pojawia się w przypadku dużej ilości dokumentów, a tych nie jesteśmy w stanie dobrze zniszczyć w domowych czy biurowych warunkach.

Trudno bowiem spalić pełen karton dokumentów w mieszkaniu czy biurze – tu z pomocą przychodzą profesjonalne firmy, które odbiorą dokumentację i poddadzą ją utylizacji.

Co się dzieje z moją dokumentacją gdy przekazuję ją zewnętrznej firmie?

Profesjonalne niszczenie dokumentów to pełna odpowiedzialność – firmy, które się tym zajmują odbierają od klientów dokumentację, zabezpieczają ją, a następnie poddają zniszczeniu. Część dokumentacji poddana zostaje recyklingowi, a część ulega spalaniu – w obu przypadkach odtworzenie danych jest niemożliwe.

Co ważne, w trakcie przekazania dokumentacji do zniszczenia, w przypadku wycieku danych to firma, z którą podpisaliśmy umowę przejmuję pełną odpowiedzialność nad danymi, które są w dokumentacji zawarte, a zatem w przypadku wycieku – to nie osoba oddające dokumenty ponosi odpowiedzialność karną.

Firmy, które zajmują się profesjonalną utylizacją dokumentów działają zgodnie z surowymi przepisami RODO o ochronie danych osobowych i są poddawane regularnym kontrolom, aby dokumenty przekazywane przez klientów były w pełni bezpieczne. 

Właściwe przechowywanie dokumentów to obowiązek każdego – nie tylko firm, ale również osób prywatnych. Ewentualny wyciek danych osobowych obciążony jest wysokimi karami, wiąże się również z częstymi kontrolami, które mogą zaważyć nie tylko na przepływie pracy, ale przede wszystkim – na wizerunku. Ale czy wiesz, że również dokumenty, które oddajesz do zniszczenia, także należy we właściwy sposób przygotować?

Myśląc o właściwym przechowywaniu dokumentów skupiamy się przede wszystkim na tych, których wciąż potrzebujemy. Tymczasem ważne jest także odpowiednie przygotowanie dokumentów do niszczenia, tak aby podczas procesu nie doszło do wycieku danych. Jak to zrobić?

Jakie dokumenty przekazać do niszczenia?

Profesjonalne niszczenie dokumentów w Warszawie, to usługa dzięki której będziesz mieć pewność, że dokumenty, które uległy przedawnieniu zniszczysz bez obaw o wyciek danych wrażliwych, zgodnie z przepisami RODO. Większość firm z dobrą renomą dostarczy ci odpowiednie pojemniki, w których składować będziesz dokumenty przeznaczone do zniszczenia.

Do zniszczenia powinieneś oddać dokumenty takie, jak:

• korespondencja – mogę znaleźć się w niej dane wrażliwe zarówno dla twojej firmy, jak i kontrahenta;
• umowy pracownicze;
• dokumenty księgowe;
• dokumenty kadrowe;
• rozliczenia podatkowe;
• rozliczenia ZUS;
• dokumentacja medyczna;
• strategie i prezentacje firmowe.

Jak przechowywać dokumenty do zniszczenia?

Dokumenty, które przeznaczone są do zniszczenia również posiadają dane wrażliwe – to główny powód, dla którego poddaje się je profesjonalnej utylizacji. Podpisując umowę z firmą świadczącą usługi niszczenia dokumentów otrzymasz specjalne instrukcje, jak we właściwy sposób przechować takie dokumenty do czasu odbioru.

W wielu przypadkach otrzymasz również specjalne kosze lub kartony, dzięki czemu informacje na dokumentach nie będą widoczne, a tym samym nawet pracownik firmy, która zabiera te dokumenty nie będzie miał możliwości ich zobaczenia.

Wiele firm przed profesjonalnym niszczeniem dokumentów decyduje się na ich zniszczenie w niszczarce – to dobre rozwiązanie, ale w takim wypadku również niezbędne jest wrzucenie ścinków do odpowiedniego pojemnika, który poddany zostanie utylizacji.

Czy odebrane dokumenty do niszczenia są bezpieczne?

Podczas odbioru dokumentów do utylizacja pojemniki są pieczętowane i odpieczętowywane dopiero w trakcie niszczenia. W większości przypadków dokumenty poddawane są recyklingowi lub spaleniu, dzięki czemu nie ma możliwości ich odtworzenia, a dane firmy i osób trzecich są w pełni bezpieczne.

Co ważne, profesjonalne firmy zajmujące się utylizacją dokumentów podlegają specjalnym kontrolom, a dodatkowo działają zgodnie z przepisami. Przejmując dokumentację od ciebie w przypadku jej wycieku przejmują na siebie pełną odpowiedzialność, a zatem nie grozi ci kryzys wizerunkowy czy utrata zaufania klientów i kontrahentów.

Profesjonalne niszczenie dokumentów to usługa, z której warto korzystać, aby działać nie tylko zgodnie z prawem, ale również czuć się pewnie – utrata danych osobowych i wielki kryzys wizerunkowy związany z wyciekiem danych jest niemal zerowy!

Niszczenie dokumentacji to nie tylko wygoda, ale przede wszystkim prawny obowiązek. Utylizacja dokumentów podlega ścisłym przepisom prawa, ważne jest aby po ich zniszczeniu nie można jej było odtworzyć. Pozostaje pytanie, które dokumenty i kiedy można niszczyć.

Z biegiem lat dokumentacji, jaką posiadamy przybywa. Jest ona niezbędna w przypadku kontroli urzędowej – posiadając ją możemy udowodnić, że w danym okresie opłaciliśmy między innymi podatek czy składki emerytalne. Prowadząc biznes, ale również i będąc pracownikiem, warto wiedzieć, że niektóre z dokumentów mają ważność jedynie 3 lata, podczas gdy inne – aż 50 lat. 

Ważność dokumentów – ile lat muszę przechowywać poszczególną dokumentację?

Większość korespondencji możemy zutylizować po 3 latach od jej prowadzenia, jeśli nie dotyczy ona podatków lub opłat dla ZUS. Dokumenty podatkowe mają ważność 5 lat od zakończenia roku podatkowego – pamiętajmy, że koniec roku podatkowego zależy od tego, jaki rodzaj działalności prowadzimy, a zatem jeśli rozliczamy się w marcu, rok podatkowy kończy się dla nas właśnie w tym terminie.

Również dokumentacja ZUS ma ważność jedynie 5 lat. Tu sprawa jest nieco łatwiejsza, bowiem 5 lat liczy się od każdego miesiąca, a zatem dokumentację możemy niszczyć na bieżąco.

Nieco większe utrudnienie mamy w przypadku umów o pracę. Umowy, które zawarliśmy z pracownikami w roku 2019 musimy przechowywać jedynie 10 lat od zakończenia współpracy, jednakże te zawarte przed rokiem 2019 pracodawca ma obowiązek przechowywać 50 lat od zakończenia współpracy.

Jakie dokumenty można zniszczyć w 2023 roku?

W przypadku dokumentów podatkowych, w 2023 roku można zniszczyć wszystkie dokumenty z roku podatkowego 2018. Dokumenty, które dotyczą roku podatkowego 2019 będzie można zniszczyć dopiero w 2024 roku po zakończeniu roku podatkowego.

Do końca 2023 roku możemy również zniszczyć dokumentację ZUS za rok 2018 – pamiętajmy, że tu dokumentację możemy niszczyć na bieżąco, co miesiąc po upływie 5 lat.

W przypadku umów pracowniczych, nie możemy zniszczyć żadnej umowy zawartej po 2019 roku, natomiast w przypadku starego systemu, w 2023 roku można poddać zniszczeniu dokumentację pracowniczą pod warunkiem, że umowa została rozwiązana w 1973 roku. 

Jak dobrze zniszczyć dokumenty?

Zgodnie z nowymi rozporządzeniami i przepisami RODO niszczenie dokumentów powinno być skuteczne. Co to oznacza? To bardzo proste – ich odtworzenie nie może być możliwe. Korzystając z firmowych niszczarek niestety nie jesteśmy w stanie w pełni zniszczyć dokumentacji – mimo, że jej odtworzenie jest żmudne, nadal jest możliwe.

Profesjonalne niszczenie dokumentów w Warszawie to usługa, która pozwala na pełne zniszczenie dokumentacji bez jej odtworzenia. W przypadku nieprawidłowej utylizacji lub w przypadku wycieku danych, odpowiedzialność za to ponosi firma specjalizująca się w niszczeniu dokumentów, a nie firma lub osoba zamawiająca. 

Usługa ta jest odpowiedzią na profesjonalne niszczenie dokumentów, a także na surowe przepisy prawa, dlatego zamiast niszczyć dokumentację samodzielnie, warto skorzystać z usług dedykowanej firmy.